In 2023 heb ik een ‘communicatie-abc’ gemaakt. Om de twee weken deelde ik de volgende letter.
‘A’ van Aandacht
Je kunt dit op twee manieren opvatten (en misschien wel meer). Aandacht voor elkaar, zonder aandacht voor de ander is er geen echte communicatie. En aandacht in de zin van aandacht vragen, aandacht trekken. Je wilt immers dat jouw communicatie aandacht krijgt. Ik vind het mooi om met dit woord te starten. Aandacht: je kunt niet zonder! Waar denk jij aan bij het woord ‘aandacht’?
B van Boodschap
Het is nog wel eens lastig de boodschap te formuleren. De vraag ‘Wat wil je nu eigenlijk vertellen?’ helpt me daarbij.
Heb jij ook wel eens moeite met het formuleren van de boodschap? En hoe pak jij dat aan?
C van Creatief
In het communicatievak en bij het content maken is creativiteit volgens mij onmisbaar. Je gebruikt het in plannen, maar ook bij de uitvoering. Het kunnen gebruiken van creativiteit is ook iets wat mij plezier geeft in mijn werk! Kijk ook hier voor meer info.
D van Doelgroep
De doelgroep(en), vaak erg lastig om er de vinger op te leggen. Maar soms toch ook weer niet? Want degene die iets wil bereiken, of dat nu een bedrijf of instelling is, weet vaak best wel WIE hij/zij wil bereiken. De kunst is om dat goed te ontrafelen. En de juiste prioriteiten te stellen. Als je dat eenmaal scherp hebt, volgt de rest haast als vanzelf, zoals kanalen en middelen. En het ontwikkelen van een of meerdere persona’s kan goed helpen!
E van Extern
Externe communicatie, daar valt natuurlijk heel veel onder. Jammer genoeg heeft in veel organisaties de externe communicatie de prioriteit, terwijl de interne communicatie minstens net zo belangrijk is, zo niet belangrijker! En hoewel elke communicatieprofessional weet dat intern voor extern gaat, gaat het toch wel eens mis. Wat zijn jouw ervaringen?
F van Feedback
Feedback is een belangrijk onderdeel van communicatie. Het kan gaan om individuele feedback, maar ook in de vorm van panels of onderzoeken. Of feedback bijvoorbeeld op social media. En hoewel feedback heel leerzaam is, kan het natuurlijk toch demotiverend werken. Positieve feedback wordt nu eenmaal minder vaak gegeven als negatieve feedback. Ik was op zoek naar een artikel over onderzoek naar feedback en kwam een artikel tegen van Tica Peeman. Ze heeft veel onderzoeken naast elkaar gelegd en concludeerde dat feedback (zowel positief als negatief) doelgericht en specifiek moet zijn om positieve effecten op leren te hebben. Ze concludeert op basis van de onderzoeken dat feedbackmethodes aangevuld moeten worden met een onderdeel over welke doelen de ontvanger heeft. Maar het artikel bevat nog meer interessante informatie.
G van Guerilla
Op een gegeven moment kwam de term ‘guerilla marketing’ op. Met beperkte middelen een groot effect bereiken. Daar zijn veel aansprekende voorbeelden van. Voor mij is het altijd een uitdaging ‘out of the box’ te denken om acties te bedenken die niet veel kosten, maar toch veel bereiken. In het verleden heb ik bijvoorbeeld voor een kunstencentrum veel van dat soort acties bedacht en uitgevoerd. Erg leuk en het zorgde voor veel voldoening!
Voorbeelden
H van Huisstijl
Communicatieprofessionals staan in sommige organisaties bekend als de ‘huisstijlpolitie’. Hoe sta jij daar tegenover? Moet alles altijd en overal aan de huisstijl voldoen? Of is huisstijl meer een middel dan een doel? Heb jij een modus gevonden binnen jouw organisatie?
I van Interne communicatie
Interne communicatie … wat gaat er toch veel in mis. En wat is het leuk en bevredigend om mee bezig te zijn als communicatieprofessional. Je kunt echt iets betekenen voor collega’s die er mee worstelen. Hoe breng je een boodschap over? Welke kanaal/welke kanalen kun je het beste gebruiken. Het is fijn als ze echt openstaan voor je advies. Dat is helaas niet altijd het geval…
J van Juice
Iets nieuws, nou ja, nieuw. Een soort roddelbladen, maar dan online, de juice-kanalen. Ik laat ze graag aan me voorbijgaan. Maar de term ‘juice’ vind ik dan wel weer goed gekozen. Het maakt nieuwsgierig toch?
K van Kernwaarden
Heeft jouw organisatie kernwaarden? Vast wel. En zijn die vastgesteld door de directeur en/of het MT? Of meer alle/meerdere medewerkers?
Gaan ze meer over hoe de organisatie nu is of meer over hoe de organisatie wil zijn? Als communicatieprofessional kun je veel hebben aan kernwaarden. Bij het maken van je communicatiestrategie, maar bijvoorbeeld ook bij communicatietrainingen. En evalueert jouw organisatie de kernwaarden wel eens? Of gebeurt dat alleen als er een nieuwe bestuurder komt ??
L van Luisteren
De laatste jaren komt er steeds meer aandacht voor de vaardigheid luisteren. Zo hebben sommige organisaties zelfs een chief listening officer. Of dat nou een goede ontwikkeling is. Dan wijst iedereen naar diegene… Bij goed luisteren gaat het niet alleen om het horen van de woorden, maar ook om het begrijpen van de boodschap en het interpreteren van de emoties en intenties van de spreker. Goed luisteren is een vaardigheid die je kunt leren en verbeteren. Focus je bijvoorbeeld op de spreker (vermijd afleidingen), maak oogcontact en probeer de spreker niet te onderbreken. Stel vragen om te verduidelijken en herhaal wat de spreker heeft gezegd om te laten zien dat je het begrijpt. Toon begrip en geef de spreker de ruimte om zich uit te drukken.
En heel belangrijk: probeer niet te oordelen over wat er gezegd wordt!
M van Merk
Hoe mooi is het als je van je bedrijf of organisatie een sterk merk kan maken? Je kunt je er mee onderscheiden en het zorgt voor herkenbaarheid. Daarom is het belangrijk om gestaag en consistent aan je merk te bouwen. Hoe vaak worden niet grote draaien gemaakt, waarbij bedrijven wat is opgebouwd half of helemaal om zeep helpen. Zo zonde vind ik dat!
Wat is belangrijk bij het opbouwen van je merk:
– Blijf er actief aan werken
– Blijf authentiek
– Zorg voor consistentie en continuïteit
– Veranderen en ontwikkelen kan natuurlijk wel!
Wat zijn jouw gedachten over het belang van een sterk merk? Laat het me weten!
N van Non-verbale communicatie
Iets wat zo belangrijk is, maar vaak over het hoofd wordt gezien: non-verbale communicatie. Woorden maken slechts een klein deel uit van onze totale communicatie. Lichaamstaal, gezichtsuitdrukkingen en stemtoon spelen een hele grote rol in hoe de boodschap overkomt en begrepen wordt.
Hoe kun je beter letten op non-verbale communicatie?
1️⃣ Let op de houding van de ander.
2️⃣ Maak oogcontact met de persoon met wie je communiceert.
3️⃣ Let op de lichaamstaal en pas je hierop aan. Dat helpt bij het maken van verbinding.
4️⃣ Let op gezichtsuitdrukkingen.
5️⃣ Let op de stem en intonatie.
Wat zijn jouw tips voor het verbeteren van non-verbale communicatie?
O van Ontvangen
Een belangrijk aspect van communicatie is het ontvangen van een boodschap. Daarbij zijn als ‘zender’ heel wat hobbels te nemen. Maar ook als ontvanger kun je je best doen om de boodschap zo goed mogelijk te ontvangen. Het belangrijkste daarin is voor mij het ‘open’ staan voor de ander. Dat maakt dat je zoveel mogelijk ‘objectief’ kunt luisteren. Of je kunt je proberen in de schoenen van de spreker te plaatsen en begrip te tonen. Geef de spreker je volledige aandacht en betrokkenheid. Laat je niet afleiden en let op non-verbale signalen zoals lichaamstaal en intonatie. Als je iets niet begrijpt of meer informatie nodig hebt, stel dan verhelderende vragen. Dit toont niet alleen interesse, maar helpt je ook om de boodschap beter te begrijpen. En natuurlijk kun je de boodschap samenvatten of herhalen. Dan kan de spreker horen of je het goed begrepen hebt, en eventuele onduidelijkheden ophelderen.
NB. Deze tips kun je dus ook als ‘zender’ toepassen, want de rollen draaien natuurlijk telkens om.
P van Plan
Naar mijn idee is een plan een beetje naar de achtergrond geraakt. Steeds meer gebeurt ad hoc, in plaats van planmatig. Nu ben ik zeker geen voorstander van dikke plannen, maar als een kip zonder kop in het wilde weg communiceren… dat is niet handig:
1. Waar ben je dan eigenlijk mee bezig? Waar werk je aan? Waar werk je naar toe?
2. Je hebt geen houvast en bent telkens aan het bedenken wat je gaat doen. Dat kost veel tijd!
3. Handig als je samen aan iets werkt, dan weet iedereen waar hij of zij aan toe is en wat er nodig is. Scheelt weer veel overleg en afstemming!
Wat merk jij? Is het (communicatie)plan op zijn retour?
Lees ook mijn blog over communicatiestrategie
R van Ruis
Stel jij je bij dit plaatje ook geluid voor? Dan hoor je vast een hoop ruis! Ruis bestaat uit ongewenste of storende signalen in de communicatie. Ze staan het overbrengen van je boodschap in de weg. Ruis kan geluid zijn, zoals een voorbijrazende motor, maar ook beelden kunnen verstoren. Probeer je er bewust van te zijn wat ruis bij jouw boodschap kan zijn of veroorzaken. Soms kan je dan al veel ruis voorkomen! Wat bijvoorbeeld helpt is om maar een boodschap tegelijk te communiceren.
S van Strategie
Een communicatiestrategie… veel communicatieprofessionals hebben er gemengde gevoelens bij. Je weet dat het nodig is, je vindt het ook prettig om te hebben, maar er zijn ook wel kanttekeningen bij te maken. Is hij up to date? Hoe maak je er een? Hoe maak je het werkbaar? Love it or hate it? Wat vind jij?
T van Tone of voice 
Bij de ‘tone of voice’ oftewel toon van je tekst gaat het om het gevoel dat je met een tekst wilt oproepen. Hoe wil je overkomen bij de lezers, welke indruk wil je maken? De toon waarop je schrijft geeft lading aan je boodschap. Bijvoorbeeld serieus, joviaal, onzeker, bescheiden, vrolijk, somber of beleefd. Je toon kun je laten afhangen van de situatie (bij de ontvanger en/of bij jezelf). Als je consistent bent in je toon (en stijl) ontstaat er herkenning bij de ontvanger. Toon en stijl zijn onderdeel van de identiteit en het imago van je merk. Sluit aan bij je doelgroep/persona, maar ga uit van je eigen bedrijf/organisatie/merk. Wat wil jij met je teksten uitstralen?
U van Uitvoerend
Als allround communicatieprofessional ben je een deel van je tijd ‘uitvoerend’ bezig. Zeker als jij als enige communicatiefunctionaris in jouw organisatie werkzaam bent. Soms raakt daarin de balans een beetje zoek. Alles is immers ‘communicatie’. Wat is bij jou de verhouding strategie/uitvoering? En hoe bewaak jij daarin je balans? Probeer jij samen te werken in de uitvoering met collega’s van bijvoorbeeld secretariaat, facilitair of HR? Krijg je steun van je leidinggevende?
Maak eens een overzicht van wat jij zoal in de week doet. Hoe ziet dat eruit? En ben je daar tevreden mee?
V van Verhalen
Verhalen vertellen, dat vind ik een van de leukste dingen om te doen in mijn vak. Mensen ontmoeten, luisteren naar hun verhaal en het dan zo opschrijven dat ze er blij mee zijn! Ik merk dat sommige organisaties moeten zoeken naar verhalen, terwijl andere er zoveel hebben. Ze denken dat wat ze doen niet bijzonder is, dat wat ze meemaken niet het vermelden waard is. Of ze zijn niet trots op hun eigen organisatie of werk. Of de verhalen die er leven ‘matchen’ misschien niet met wat ze willen uitstralen. Verhalen kunnen je juist laten voelen hoe je organisatie is en wat ze betekent voor mensen. Of dit nu medewerkers, klanten, cliënten of bijvoorbeeld bezoekers zijn. Wees niet bang voor wat mensen te vertellen hebben!
W van Website
Over websites kun je natuurlijk veel schrijven. Vanuit mijn ervaring is het belangrijk om zowel bij een nieuwe website, als bij het ‘vernieuwen’ van een bestaande website, bij de basis te beginnen. En dat is het nadenken over. Welk doel heeft je website en wie wil je dat er gebruik van gaat maken? Waar hebben zij behoefte aan? Daar begint het allemaal mee. Vervolgens ga je nadenken over de content en de structuur. En de benodigde functionaliteiten. Als je dat allemaal in beeld hebt, komt het visuele design aan bod. Soms merk ik dat dat laatste het startpunt is. Het kan helpen, maar pas ervoor op dat het niet de ‘overhand’ krijgt en je haast niet meer terug kan naar de basisvragen.
X van Xpression
De letter x, ja lastig in een ‘abc’. Maar ik heb iets gevonden ‘xpression’. Dit is een afkorting van expression en dat heeft natuurlijk alles te maken met communicatie. Je uiten als persoon, maar ook als organisatie. Wat houd je bezig, wat zijn je plannen en dromen, waar ga je voor?
Deze inhoud dat is waar het om gaat als je het over content hebt. Heb jij er een beeld van hoe jouw organisatie zich wil uiten. Heb jij een contentplan? En ook een voor de interne communicatie?
Y van Yenta
Een woord dat verwijst naar een bemoeizuchtig persoon, iemand die zich mengt in andermans zaken of gesprekken. Volgens mij zijn communicatieprofessionals ook van die typische mensen die zich ‘overal’ mee willen bemoeien als het om communicatie gaat. En dat anderen dan denken ‘is dat communicatie dan?’ Ja, dat is vaak allemaal communicatie! Herken jij dit ook?
Z van Zender
Als ‘zender’ in de communicatie heb je belangrijke verantwoordelijkheden om ervoor te zorgen dat je boodschap overkomt. Realiseer je dat jouw woorden impact hebben op anderen.