Tips voor communicatieprofessionals
Als jij en (veel van) je collega’s thuiswerken, komen er speciale vragen bij jou als communicatieprofessional terecht. Waarover kun jij je collega’s adviseren of waarmee kun je ze faciliteren?
- Welk kanaal kies je waarvoor?
Je kunt advies geven over welk kanaal je wanneer gebruikt. Wanneer kies je voor chatten, appen, zoomen/teamen, bellen, mailen?
- Hoe geef je ruimte aan het informele?
Hoe hou je een videovergadering waarin dit ruimte krijgt? Dat kan bijvoorbeeld met informele aftrap waarin iedereen vertelt hoe het gaat. Of hou een dag-/weekstart of -afronding via Teams of Zoom. Ook kun je vragen voorbereiden die je aan elkaar stelt. Net wat er past binnen jouw organisatie.
Natuurlijk mis je de koffieautomaatgesprekken. Daarvoor zijn ook alternatieven mogelijk:
- Een speciaal chatkanaal openen, dat staat de hele dag open
- Geef de pen door, geef de smartphone door, geef de video door
- Een koetjes en kalfjes koffiemoment plannen met videobellen, verboden over het werk te praten
- Hoe hou je een goede online vergadering?
- Er moet een voorzitter zijn, die zorgt ervoor dat duidelijk is wie er aan de beurt is
- Maak een agenda (bijvoorbeeld: wat heb je gedaan, wat ga je doen, waar loop je tegenaan en wil je bespreken?)
- Begin op tijd
- Maak onderlinge afspraken binnen je team wanneer je elkaar kan en mag storen.
- Faciliteer spelregels voor videovergaderen
- Hoe kun je meningen peilen?
Dat kan door middel van een online panel. Je kunt daarvoor Polly gebruiken (binnen Teams of Slack) of Discourse.org.
- Hoe communiceer je een centrale boodschap?
Je kunt niet meer bij elkaar komen in een grote ruimte waar de directeur een mededeling doet. Maar er zijn natuurlijk nog andere kanalen: intranet, nieuwsbrief, mail, enz. Wat we de laatste weken ook veel zien zijn videoboodschappen. Soms door de directeur zelf opgenomen, soms professioneel. Een mooi alternatief voor een (video)toespraak.
Quote van CEO en oprichter Stephanie Nadi Olson van We Are Rosie:
“Als je op afstand van elkaar aan het werken bent, moet je niet zomaar dingen aannemen. Zeker niet als je ineens onverwacht thuis zit te werken, over-communicatie is heel belangrijk.”
- Werk samen met ICT en HRM
Je hebt te maken met allerlei ICT-oplossingen die nodig zijn om samen te werken. Maar hoe werken die oplossingen? Wat gebruik je waarvoor? Hebben mensen apparatuur nodig om thuis te werken? Het is handig om ICT op te zoeken om de communicatie over dit soort zaken af te stemmen. Daarnaast heeft HRM ook dingen te communiceren: over verlof, over thuiswerken, reiskosten, enz. Ook daar kan je meedenken over het communiceren ervan en via welk kanaal.